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網建項目進度控制是項目經理的一項重要職責。俗語說的“時間就是金錢”在這里體現得再明顯不過了。網建項目管理和自駕車回老家過年是相同的,實際上按照項目的定義,“自駕車回老家過年”也是一個不折不扣的項目,只是它更貼合大家的生活,更容易引起共鳴,我們就拿它來做例子說明。
從乘客的角度,如果坐車很久,但是沒有達到預期的目 的地的時候,就會產生疑問,一般都會去詢問司機“到哪里了”,如果司機的回答沒有那么令人滿意,這個疑問就會積累。積累到一定程度,就會開始懷疑是否迷 路,如果這個疑問一直無解,最終就會要求停車問路。如果坐的是出租車,就會導致乘客下車,換車繼續前進。
項目進行過程中同樣如此,因為軟件項目的“不可見”特性,客戶心理更脆弱和不穩定。如果每次項目經理給出的進度都是無法驗證的,客戶的疑問就會積累,最終到無法忍受而爆發。
人對一個事物的完成都會有自己的“心理預期值”,這 個值會隨著人對該事物的了解的加深而進行調整,并變得越來越準確。乘客坐車到目的地,如果他對路線熟悉的話,一般都會跟蹤一些關鍵的地標和時間的對應關 系。比如從南山科技園到深圳火車站,一般用時不會超過1小時,開車走深南的話,肯定會經過世界之窗、市民中心、帝王大廈,最后到火車站。如果在晚上8點出 發,過了半小時都沒看到世界之窗,乘客會怎么想?
項目也是如此,客戶的心理預期就是項目“里程碑事件”的到達時間。項目經理制定項目的里程碑,目的之一就是去影響客戶的心理預期。但是這種行為是一把雙刃劍,會影響客戶的心理,同時也會對項目構成約束。
實際上,網建項目進度表現在兩個程度,一個是微觀的層 面,這個層面上,所有的事情都是一個一個的task,一個項目下來,有成百上千個task要去完成,這個層面是項目經理和項目組員關注的,是最準確的進度 描述;另一個是宏觀的層面,這個層面是客戶以及項目外部的干系人所關注的,每一個進度都是一個“里程碑事件”,這種層面的進度描述并不是十分準確。
依然從心理角度去分析,項目經理給出的進度有誤差是 肯定的,關鍵是和現實的落差是否在范圍之內。如果客戶持續覺得項目的進度描述是準確的,那么對項目也就越有信心,對項目的支持也就越好,對失誤的寬容度也 越高。反之,如果對網建項目進度沒有信心,那么就會對項目施壓,對失誤的處置也會越嚴厲。
如何把握進度和進度的報告,常用的方法有“堵”和“疏“。所謂的”堵“就是隱瞞,項目經理可以進度造假造得很漂亮,但是到最后交付不了,就會被 修理得很慘;而”疏“則是如實匯報,讓項目干系人透明地掌握項目的主要細節。實踐中,很多項目經理采用了折中的方法,有些如實匯報,另外一些則隱瞞起來, 避免不必要的麻煩。但是實際上,項目經理”說真話“是要有一定能力的。
首先是”項目組實際的完成能力“,通俗點就是每天、 每周最多能完成多少任務,如果項目經理和客戶都知道這個速度,客戶就不會提出過分的進度要求,項目經理也可以拒絕所有超出能力的進度要求。這個”能力“其 實就是項目經理”Say No“的底氣來源。現實中很多項目經理因為不知道團隊真實的能力,胡亂應承,結果害了自己,也坑了團隊。
其次是”網建項目進度的預測能力“,如果項目經理給出的完成時間每次都能做到,他以后的項目工作就會越來越順暢。許多項目組和客戶的沖突,起因大都是因為”進度預測不準“甚至”無法預測進度“導致的,進度再一再三地突破客戶的心理預期,想不讓人發飆都不行了。
在項目實戰中,網建項目進度的評估和預測非常不容易,但是并不是完全做不到的。我們可以反過來看,從項目結項的那一刻開始。在結項時刻(算上變更 之后的),項目 的進度毫無疑問是100%,往前推一周,我想進度是可以預測的,但是往前推一個月就會模糊一點了,越往前越模糊。換言之,項目的進度預測是隨著項目的進展 而越來越清晰的。
先分析”為什么會模糊“。問題在于兩個方面,一個是”任務分解“,一個是”臨時性的任務“。對于前者我們可以逐步分解、逐點清晰的方法來解決, 對于后者我們 可以預留時間。我們可以先用大塊的任務寫在任務列表中,等要處理之前再去分解細化并再評估,隨著工作的進行,任務列表會越來越細,評估也越來越準確。對 于”臨時性任務“則在計劃表中預留時間去處理。
接下來分析”如何清晰“。
首先是”預估“,把當時能夠想到的所有任務都寫在計劃表中,不要怕不詳細,也不要怕不準確,有總比沒有好,但是要記得及時對所有可以細化的任務進行細化;
其次是”記錄“,項目經理把項目組所有做過的任務都記錄到任務計劃中,等到積累到一定程度之后,就可以從計劃表中看到項目組完成任務的速度, 即”項目組實際的完成能力“,這個能力值的單位可以是”任務/天“、”工時/天“、”工時/周“等。同時可以得到的,就是”計劃外工作量“的值,這個值可 以指導項目組調整為“臨時性任務”預留的時間。
最后就是“優化和預測”,通過前兩步的成果,對未來的進度進行預測并及時進行調整。
總之,網建項目進度管理中,要遵循的就是如下三個公式,任何一個懂得小學數學的人都可以完成:
開發速度 = 已完成工作量 / 已耗費時間
當前進度 = 已完成工作量 /總工作量
剩余時間 = 剩余工作量 / 開發速度 = (總工作量 - 已完成工作量) / 開發速度
而實戰中,通過“記錄任務”知道“已完成工作量”,并得到“開發速度”,通過不斷細化逐步逼近“總工作量”,也就得到了越來越準確的“當前進度”和“剩余時間”了。
網建項目進度管理其實并不難,不是嗎?真正難的,是“驅散恐懼”。
我們的承諾:
天惠公司將一如既往,秉承專業服務精神,一切從客戶利益出發,為您率先建站,令您把握先機,長遠的眼光定使您在商海搏擊中穩操勝券。